Today is Newsday 07/2016 - Finanzverwaltung legt neue GoBD restriktiv

M-GoBD durch Audicon validiert

 

Aus der Mauve Exportschnittstelle M-GDPdU für das Mauve System3, mit der alle steuerlich relevanten Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger exportiert werden können, wird M-GoBD. Hintergrund der Umbenennung ist eine neue Verordnung, die am 01.01.2015 in Kraft getreten ist, und die Unternehmer zum Umdenken zwingt. Bis dahin gab es die sogenannte GDPdU aus dem Jahr 2001 (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) oder die GoBs von 1995 (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme).  Mit Wirkung vom 01.01.2015 werden diese beiden Verordnungen zur GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zusammengefasst.

 

„Hierzu gibt es ein 37 Seiten langes Schreiben des BMF vom 14.11.2014. Anfang des Jahres 2015 gab es in diesem Zusammenhang viel Fachliteratur. Es wurde viel diskutiert und es gab viele Vorträge, bei denen der allgemeine Tenor war, „es wird nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird". Wie sich mittlerweile nach einem Jahr herausgestellt hat, war dies eine massive Fehleinschätzung. Die Finanzverwaltung legt die GoBD restriktiv aus und versucht, im Rahmen von Betriebsprüfungen die Finanzbuchhaltung als nicht ordnungsgemäß darzustellen, um unter Umständen über die Verwerfung der Ordnungsmäßigkeit zu Hinzuschätzungen zu den Besteuerungsgrundlagen und/oder zur Kürzung von Betriebsausgaben zu kommen“, warnt Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert.

 

Die Steuerberaterin rät jedem Unternehmer, sich die Arbeit zu machen, das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 trotz der 37 Seiten einmal durchzulesen und seinen Steuerberater anzusprechen, um unter Umständen Schwachstellen in der eigenen Finanzbuchhaltung und bei der hiermit zusammenhängenden Organisation aufzudecken und zu beseitigen.

 

Darauf müssen Unternehmer unter anderem unbedingt achten:

 

•          Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von 10 Tagen
•          Erfassung von Waren und Kostenrechnungen kreditorisch innerhalb von 8 Tagen
•          Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
•          Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen.

 

Ein absolutes „no go" sind somit:

 

•         Keine laufende Finanzbuchhaltung
•         Jahresbuchhaltungen
•         Unsortierte Belegsammlungen
•         Unvollständige Belege
•         Nicht nachvollziehbare Geschäftsvorfälle.

 

Die GoBD gelten für alle Unternehmen. Bei Kapitalgesellschaften führen Verstöße gegen die GoBD nicht nur zu steuerlichen Problemen, sondern auch zu Sanktionen nach dem GmbH-Gesetz und der Strafprozessordnung.

 

Das Modul M-GoBD (vormals M-GDPdU) hat dabei die Validierung durch Audicon GmhH, die in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung den Beschreibungsstandard entwickelt hat, erfolgreich bestanden. Bei einem Export im Beschreibungsstandard werden die Daten in einzelne Dateien eines auswertbaren Typs geschrieben. Die XML-Datei (index.xml) enthält die Namen der einzelnen Datendateien und deren Strukturinformationen, wie Spaltenüberschriften, Feldformate etc.. Die DTD-Datei beschreibt den Aufbau der XML-Datei. Alle Dateien des Exports (für eine Periode) liegen zusammen in einem Ordner.

 

Die mit M-GoDB exportierten Daten werden auf zwei DVDs gepresst, von denen eine DVD dem Kunden zur Verfügung gestellt und die andere bei Mauve archiviert wird. Der Servcie kostet pro Geschäftsjahr 185,- Euro. Der Export beinhaltet die Dateien index.xml, kunde.csv, posten.csv, zahlung.csv, artikel.csv, beleg.csv und gdpdu-01-08-2002.dtd.